La sécurisation de l’email et l’enjeu de l’archivage

La messagerie électronique est devenue depuis plusieurs années un moyen de communication très populaire surtout dans le domaine professionnel. Elle a même devancé les supports papier dans l’entreprise afin d’économiser sur le temps et le coût de transmission. En moyenne, un salarié envoie près de 38 emails quotidiennement et en réceptionne environ 93 d’après une enquête réalisée par le groupe Radicali. Face au nombre de courriers électroniques qui circulent chaque année dans l’entreprise, la meilleure solution pour préserver les données électroniques sans les altérer serait l’archivage électronique.

La sécurisation des emails avant l’archivage

L’exploitation de la messagerie électronique demande beaucoup d’attention car c’est la meilleure porte d’entrée des attaques, des virus et des spams dans la structure informatique de l’entreprise. Seule la mise à jour des logiciels de sécurité, la mise en place d’une politique de filtrage efficace et la bonne gestion des pièces jointes permettent à l’entreprise de se prémunir contre les cyber-attaques. L’hébergement des emails dans un environnement sécurisé armé de filtre antivirus et d’antispam permet à l’entreprise d’optimiser l’usage de la messagerie électronique.

L’archivage électronique en pratique

D’après un sondage réalisé par un professionnel de l’archivage des données électroniques, les consignes sur la conservation des emails n’arrivent pas jusqu’au 75% des salariés. En outre la légalité et la conformité des emails ne sont pas respectées à la lettre par plus de 35% des salariés. Près de 41% des salariés ne jugent pas utiles de stocker les pièces jointes de leurs emails dans un endroit sécurisé et les y laissent attachées ce qui encombre le serveur de messagerie de l’entreprise.

L’archivage électronique en France

En France, le marché de l’archivage électronique n’est pas encore important. Pourtant, plus de 80% de la communication passent actuellement par l’électronique et par l’informatique. Durant l’année 2010, moins de 10% des entreprises françaises ont adopté un système d’archivage électronique.  Pourtant, les multinationales implantées en Europe disposent à 90% d’une solution d’archivage performante.

Sur le territoire français, les règlementations sur l’archivage électronique ne sont pas encore très explicites même si les documents électroniques possèdent la même valeur juridique que les documents papiers. La conservation des documents électroniques n’est pas une obligation pour les entreprises françaises.

Les avantages et les inconvénients de l’archivage électronique

L’archivage électronique apporte à l’entreprise plusieurs avantages mais également quelques inconvénients. Comme avantage, on peut citer le temps économisé lors de la recherche et de la diffusion d’information. En termes de coût, l’archivage électronique reviendrait moins cher que le classement des supports en papier. Avec ce système de stockage, il est plus facile de contrôler l’accès aux données de l’entreprise, d’où la fiabilité et la sécurisation des archives.

L’adoption de l’archivage électronique requiert la mise en place d’un environnement propre et bien aéré pour que les supports physiques utilisés pour le stockage des archives de l’entreprise ne puissent se détériorer : CD-ROM, disque dur, disque blu-ray, etc. Pour les entreprises qui font appel à un professionnel de l’archivage, le système devient dépendant des réseaux.

L’utilisation d’ALTOSPAM simplifie la mise en place d’un système d’archivage via le filtrage des emails indésirables et la possibilité de doublage du flux de messagerie. Pour plus de détails n’hésitez pas à nous joindre via https://www.altospam.com/contact/.