L’e-mail professionnel : une ressource et une contrainte pour les salariés

L’apparition du courrier électronique dans les années 70 a changé radicalement le monde du travail. Dans les entreprises, l’usage des ordinateurs et des matériels mobiles a fortement contribué à la modernisation du milieu professionnel. Internet est devenu depuis plusieurs années le premier système de communication entre les collaborateurs grâce à sa simplicité et sa rapidité. Si certaines personnes n’arrivent plus à écarter la messagerie électronique de leur quotidien, d’autres ne parviennent pas à la gérer convenablement si bien qu’elles s’enlisent petit à petit dans une « noyade numérique ».

Quelques chiffres sur la messagerie électronique

Sur tout le territoire français, plus de 9 entreprises sur 10 utilisent Internet comme leur principal mode de communication, aussi bien en interne que vers l’extérieur. 294 milliards de courriers électroniques transitent sur les réseaux en un an. Un salarié d’entreprise reçoit quotidiennement 25 à 30 e-mails en moyenne et dépense 5 à 20 heures par semaine pour les traiter. En moyenne, un e-mail atterrit toutes les 12 minutes dans la boite de réception d’un employé lequel sera amené à consulter cette dernière 6 fois par heure pour prendre connaissance de son contenu. Le dérangement lié à la prise en charge de la messagerie électronique peut faire perdre à un salarié 40% de sa productivité.

La messagerie électronique en tant que ressource pour les salariés et l’entreprise

La messagerie électronique possède deux facettes. Voyons tout d’abord son premier visage en tant que ressources pour les salariés. L’usage de l’e-mail dans le milieu professionnel facilite les échanges d’informations. Il est également possible de dématérialiser les supports papier et d’améliorer le transfert des documents importants vers les destinataires. La messagerie électronique accroit les échanges entre tous les salariés de l’entreprise et les rend plus autonomes. Il est également possible pour un employé de gérer ses tâches à distance.

D’autre part, pour l’entreprise, la messagerie électronique lui sert de lien avec ses relations extérieures : clients, fournisseurs, prestataires, filiales, partenaires, etc. Grâce à cette technologie, elle reste joignable en permanence à condition qu’elle se donne les moyens d’une protection de qualité permettant une très haute disponibilité du service de messagerie. La mise en place d’un service de sécurisation de la messagerie externalisé comme Altospam permet de  répondre à cette contrainte forte de disponibilité permanente.

La messagerie électronique en tant que contrainte pour les salariés et l’entreprise

L’utilisation de la messagerie électronique peut également devenir une contrainte aussi bien pour les salariés que pour l’entreprise. Il y a tout d’abord l’obligation pour le salarié de maitriser l’usage de la messagerie électronique afin d’éviter toute perte d’informations sensibles. Étant donné qu’il devra faire face à ses tâches quotidiennes tout en gérant ses e-mails, ses charges de travail peuvent s’accroitre avec le temps. L’arrivée d’un courriel dans la boite de réception est une source de dérangement pour le salarié et peut perturber sa concentration.

Ensuite, en entreprise, la messagerie électronique ne favorise pas le dialogue verbal. Elle tend vers l’isolement des salariés. De plus, à cause de l’absence de ton et d’expression corporelle dans les e-mails, il est fort possible que les salariés puissent rencontrer des erreurs de compréhension lors de la lecture. Ce genre de situation peut semer la confusion dans l’entreprise et mettre les acteurs dans l’embarras.